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Fonctions et responsabilités essentielles

• Superviser l'ensemble des processus de clôture mensuelle pour la CCM, y compris la comptabilisation des écritures de journal et la réalisation d'une analyse détaillée du grand livre afin de garantir l'exactitude des rapports financiers.
• Compiler et publier des rapports quotidiens sur les revenus, des journaux et des rapprochements spécifiques aux opérations de la CCM.
• Produire et présenter des rapports financiers mensuels, trimestriels et annuels au directeur des finances.
• Préparer et analyser les rapports mensuels sur les frais de vente, en veillant à ce que les coûts des stocks soient correctement représentés. 
• Contribuer à la préparation du budget annuel et des prévisions financières à long terme de la CCM, en alignant la planification financière sur les objectifs de l'organisation.
• Faciliter et coordonner les inventaires mensuels et annuels des articles de la boutique de détail du CCM, en veillant à l'exactitude de la documentation et à l'efficacité des processus.
• Assurer la conformité avec les GAAP et les normes comptables spécifiques applicables aux organisations à but non lucratif.
• Préparer les dépôts de fonds hebdomadaires pour la CCM et tenir des registres précis des flux de trésorerie.
• Selon les instructions, effectuer des rapprochements et des analyses approfondies des comptes, en traitant et en rectifiant les divergences entre les différents comptes.
• Rapprocher les paiements de parrainage, de promesses de dons et de subventions dans la base de données des dons et dans le logiciel approuvé par SDCC.
• Collaborer avec les employés compétents de la CCM pour rassembler les informations et la documentation relatives aux promesses de dons afin d'assurer une comptabilisation et un rapprochement corrects. 
• Collaborer avec les employés compétents du CCM sur les déblocages de fonds restreints et la préparation de propositions de subventions.
• Collaborer avec les employés compétents de la CCM pour superviser le suivi des activités des visites sur le terrain, y compris la gestion des paiements, de la facturation et des processus de recouvrement.
• Assurer le suivi et le rapprochement de toutes les locations d'installations dans la base de données du CCM et dans le logiciel approuvé par le SDCC, afin de garantir l'exactitude des rapports financiers.
• Préparer, analyser et remettre les déclarations trimestrielles de taxe sur les ventes, en veillant au respect de la réglementation applicable.
• S'assurer que les taux d'imposition utilisés pour les ventes de la CCM sont à jour et que les montants collectés et comptabilisés sont corrects.
• Préparer et fournir des rapports financiers ad hoc à la demande du directeur des finances ou d'autres parties prenantes.
• Collaborer étroitement avec le comptable principal I pour soutenir toutes les tâches liées aux comptes créditeurs et débiteurs de la CCM, en favorisant la cohésion de la fonction comptable.
• Participer aux audits internes et externes, en fournissant la documentation et les explications nécessaires pour les données financières.
• Veiller au respect des réglementations financières et des politiques internes, en se tenant au courant des lois et des normes pertinentes.
• Favoriser une communication transparente en partageant les informations organisationnelles lors de réunions de service, de discussions individuelles et d'une utilisation efficace du courrier électronique et de la messagerie instantanée.
• Effectuer d'autres tâches qui lui sont confiées

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Sur place

• Soutenir les finances de la CCM 
• Mise en place et démontage des terminaux de point de vente sur site
• Superviser les caissiers temporaires, en leur apportant conseils et soutien si nécessaire.
• Superviser les procédures de manipulation des espèces sur place afin de garantir l'exactitude et la sécurité.
• Aider à la gestion de l'équipement comptable pour faciliter les transactions financières
• Assurer la liaison avec les chefs de département de la convention afin de répondre aux préoccupations des participants, des exposants, du personnel et des bénévoles et de les résoudre.
• Effectuer d'autres tâches qui lui sont confiées 

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Qualifications

• Un diplôme de fin d'études secondaires est requis, une licence en comptabilité ou dans un domaine connexe est préférable.
• 3 à 5 ans d'expérience progressive en comptabilité, axée sur l'analyse de haut niveau des comptes clients, des comptes fournisseurs et du grand livre, avec de préférence plus de 3 ans d'expérience en comptabilité dans un musée.
• Expérience de la gestion de trésorerie
• Connaissance approfondie des GAAP, des principes comptables des organisations à but non lucratif et des réglementations financières.
• Capacité à travailler de manière indépendante et en collaboration avec un minimum de supervision et capacité à résoudre des problèmes dans des situations complexes.
• Capacité à maintenir un comportement positif et professionnel et à faire preuve de crédibilité, d'intégrité et de confidentialité.
• Capacité à travailler au sein d'une équipe diversifiée, à accepter des points de vue et des commentaires différents et à contribuer à la cohésion, au soutien et à la positivité de l'équipe.
• Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de service à la clientèle, capacité à répondre aux besoins et aux demandes des clients de manière rapide et professionnelle, en particulier lors d'interactions difficiles et/ou très stressantes.
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite 
• Connaissance et maîtrise des systèmes bureautiques utilisés par l'organisation, y compris, mais sans s'y limiter, Microsoft Office, Google Suite (G Suite, anciennement Google Apps), en particulier Google Mail (Gmail), Google Drive, Google Docs/Sheets/Slides, Configio et ClickUp, ainsi que d'autres logiciels et applications bureautiques courants. 
• Familiarité avec les systèmes et plateformes actuels et nouveaux utilisés par l'organisation ou volonté d'apprendre à les connaître.
• Compréhension de base des procédures et systèmes administratifs tels que la tenue de dossiers et l'archivage.
• Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité avérée à respecter les délais.
• Capacité à fonctionner dans un environnement rapide et parfois stressant et à suivre les instructions, les politiques et les procédures.
• Connaissance de l'administration de bureau, des procédures administratives et des systèmes d'archivage.

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Conditions de travail

• Environnement de bureau professionnel
• Utilisation courante d'équipements de bureau standard 
• Horaire de travail standard (lundi-vendredi de 9h00 à 17h30)
• Doit être disponible pour travailler le soir, les jours fériés et les week-ends, selon les besoins.
• Un séjour d'une nuit peut être nécessaire pendant les événements.
• L'encombrement (à l'intérieur ou à l'extérieur des espaces de manifestation)
• Contact direct (face à face) avec les clients et les fournisseurs
• Peut être amené à travailler à l'extérieur, avec peu ou pas d'ombre et à des températures chaudes.
• Travailler sur différents lieux de travail

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Exigences physiques

• Ce poste requiert une bonne acuité visuelle pour exercer une activité telle que la préparation et l'analyse de données et de chiffres, la transcription, la consultation d'un terminal informatique et la lecture approfondie.
• Soulever ou déplacer occasionnellement jusqu'à 25 livres sans aide et se pencher ou se tenir debout si nécessaire.
• rester fréquemment assis, marcher et se tenir debout pendant de longues périodes
• Occasionnellement, rester debout pendant de longues périodes (8-10+)
• Marcher sur de longues distances (jusqu'à plusieurs kilomètres par jour)
• Effectuer des tâches répétitives avec peu de pauses

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Fourchette des salaires

• $70,000 - $74,949